La confluencia del impulso hacia la digitalización de nuestras empresas y la pandemia que hemos vivido han acelerado los proyectos de implantación de Digital Workplace. Hoy estamos viviendo grandes transformaciones. Teletrabajamos más que antes, el número de aplicaciones digitales a nuestro alcance y nuestra capacidad para cambiarlas es mucho mayor y por lo tanto nuestros interfaces digitales se han vuelto más complejos y variables. Cada día nos podemos encontrar con una nueva app, adicional a las muchas que ya tenemos, que busca simplificar una tarea concreta.
En este punto, un digital workplace busca simplificar nuestra vida cuando interactuamos con nuestras herramientas digitales. Se convierte en el punto de entrada donde el empleado accede a las aplicaciones y herramientas que utiliza en su día a día. También le permite encontrar la información que necesita. Y de manera adicional incluye el acceso a las aplicaciones colaborativas de comunicación, videoconferencias o las de seguimiento de tareas y proyectos.
Un digital workplace persigue aumentar la vinculación y compromiso de los empleados con la organización. Por ello se diseña para hacer más sencillo a los trabajadores el acceso a sus recursos, las herramientas con las que desarrollan su función y además se configura como una plataforma que de manera nativa integra aplicaciones colaborativas. En definitiva, hace más fácil la vida a los trabajadores y permite generar dinámicas que integran a los equipos generando un mejor clima laboral. Con ello conseguimos empleados y equipos más motivados y productivos.
¿Qué podemos medir con un digital workplace?
La ventaja que aportan los digital workplace es que, por su naturaleza digital, nos permiten medir lo que ocurre en estos espacios. Incorporando herramientas de analítica, como Google Analytics o Open Web Analytics, podemos recoger información sobre cada una de las sesiones de navegación y agregarlas, para preservar el anonimato de los usuarios. A partir de este punto podemos establecer un conjunto de métricas clave:
- Número de usuarios
- Número de sesiones
- Número de visitas
- Páginas vistas
- Tiempo de sesión
- Tiempo dedicado a cada sección
- Punto de cierre de sesión
- Zona de la página con mayor interacción (Mapas de calor)
Si bien se trata de métricas “técnicas”, nos van a permitir establecer comportamientos y user journey, que nos ayudarán en la toma de decisiones sobre la evolución de la solución en la organización.
¿Qué ventajas nos aporta la medición en un digital workplace?
Esta información permite generar informes de seguimiento que serán fundamentales de cara al éxito del proyecto. Con esta información en una fase inicial del proyecto de implantación seremos capaces de aprender cómo nuestros empleados interactúan con el digital workplace, qué equipos o departamentos lo utilizan más o por el contrario sobre cuáles hay que hacer apoyos específicos para aumentar la adopción del portal. Sabremos qué secciones, y con qué diseños, funcionan mejor y qué secciones por el contrario generan abandono y hacen que los trabajadores vuelvan a sus vías de siempre para resolver sus necesidades.
También va a ayudar a detectar las limitaciones y cómo llegar antes a los objetivos del digital workplace, como son generar nuevas formas de trabajo a partir de plataformas colaborativas y gamificadas, ayudar a la mayor vinculación de los trabajadores o a la consecución de los objetivos de negocio de toda la organización. En este punto son especialmente útiles los avances que ha realizado la disciplina del People Analytics, que utiliza la Inteligencia Artificial para mejorar la vinculación, clima laboral y desempeño de los empleados de la organización.
Al combinar la implantación de Digital Workplace con People Analytics podremos profundizar en el impacto de negocio del digital workplace empezando a conocer el cómo afecta la forma en que nuestros equipos se relacionan entre sí y la manera en que utilizan las herramientas que se ponen a su disposición (nuevos aplicaciones y procedimientos, plataformas de aprendizaje, entornos colaborativos) en la consecución de los objetivos de negocio como ventas, niveles de servicio, satisfacción del cliente, etc.
Como podemos apreciar para extraer las máximas ventajas a nuestro digital workplace es fundamental que incorporemos la funcionalidad analítica para la medición del uso que se realiza de la plataforma. Esta información, aplicando la inteligencia artificial, como el People Analytics, nos permitirá aprender sobre su grado de adopción y más adelante el impacto que tiene en el engagement de los empleados y en los resultados de la compañía, facilitando, de este modo, la toma de decisiones por parte de la dirección de la compañía.
