RPA: Roles del equipo, fases y análisis de un proyecto de automatización

Muchas empresas se plantean utilizar RPA o Automatización Robótica de Procesos por sus siglas en inglés y aunque las ventajas en optimización de costes de estas herramientas está ampliamente demostrada, quedan algunas preguntas en el tintero a la hora de ir al detalle de la implantación propiamente dicha. 

En otros artículos de nuestro blog explicamos los beneficios y retos de aplicar RPA y ejemplos de aplicaciones de RPA en tareas administrativas. En este artículo queremos centrarnos en un aspecto menos conocido pero no por ello menos importante: ¿Qué pasos, roles y equipo se necesitaría en caso de querer implantar una solución de RPA? 

La automatización con RPA se basa en una tecnología que replica acciones de un ser humano sobre sistemas digitales. Un programa (robot) se configura con los pasos del proceso que queremos automatizar y éste podrá, una vez programado, identificar, copiar y rellenar campos en uno o más sistemas de la misma forma que lo haría un humano sólo que con menos posibilidad de errores derivados de la repetición de tareas.

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Si nos planteamos la implantación de esta solución, hay que tener en cuenta que los roles fundamentales del equipo en un proyecto RPA son:

 Business Analyst RPA

  • Extrae los requisitos de negocio y crea la definición de procesos utilizada para el asesoramiento de las áreas a optimizar.
  • Trabaja con los equipos del cliente en el mapeo detallado de los procesos AS IS y TO BE.
  • Prepara la documentación necesaria para que el equipo de desarrollo tome el proyecto (PDD)

Arquitecto de Solución RPA (Jefe de Proyecto de Desarrollo)

  • Traduce los requisitos obtenidos por el analista de negocio, creando la arquitectura y diseñando los artefactos.
  • Está a cargo de la solución técnica completa (SDD).
  • Lidera al equipo de desarrollo y se asegura de la calidad de los entregables.
  • Realiza sesiones de revisión de código.

Desarrollador RPA

  • Trabaja de cerca con el BA en documentar los detalles del proceso a automatizar.
  • Está a cargo del diseño, desarrollo y pruebas de los flujos automatizados.
  • Lleva el proceso automatizado a la fase de UAT cuando el desarrollo ha finalizado.
  • Da asistencia al primer nivel de soporte durante la fase de garantía.

Una vez definido el equipo encargado de abordar el proyecto, es el momento de organizar las fases para lograr esa automatización:

  1. Análisis, donde se seleccionan los procesos a automatizar, se detallan sus requisitos y se registran en el PDD (Process Design Document). 
  2. Diseño, es la fase donde se diseña la solución técnica que responda al PDD (Process Design Document), creando el primer borrador del SDD (Solution Design Document). En esta fase se divide el proyecto en funcionalidades y asigna tareas al equipo de desarrollo.
  3. Construcción/Desarrollo: En esta fase los desarrolladores construyen individualmente cada funcionalidad asignada y la prueban de forma individual.
  4. Pruebas Integración Sistema: Es la fase donde se unen todas las piezas del proyecto y se comprueba que la solución funciona de extremo a extremo.
  5. UAT: Es la fase donde la solución se prueba en un entorno similar al real por parte del Propietario del Proceso y se produce la aprobación por su parte para que comience a funcionar en un entorno real.
  6. Garantía: En esta fase donde la solución ya está funcionando en el entorno real, y se resuelven errores menores.

La fase más importante dentro de un proyecto de automatización es la de análisis, donde se hará una inmersión profunda para gestionar las acciones a cumplir:

  • Recopilar información y datos del proceso.
  • Preparar el mapa del proceso de alto nivel con escenario de procesamiento directo y obtener la conformidad del propietario del proceso.
  • Validar el mapa del proceso y actualizar el documentos incluyendo más escenarios y reglas de negocios.
  • Preparar el PDD (Process Design Document) e incluir cualquier material de apoyo que pueda detallar las reglas de negocios, matriz de responsabilidades, entradas, salidas y especificaciones de informes.
  • Obtener la conformidad.

En conclusión, aunque no es difícil implantar una solución de este tipo y hay plataformas y proveedores hoy en día que hacen que esta implantación sea aún más fácil, es vital entender la metodología de implementación recomendada por las distintas herramientas de RPA y conocer las funcionalidades que ofrece cada una para conseguir la solución más optimizada acorde al proceso a automatizar.

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