La automatización robótica de procesos o RPA permite liberar gran parte de los recursos de una empresa al mismo tiempo que garantiza un servicio y una experiencia de usuario de calidad. Algo que supone una ventaja competitiva considerable frente a otras compañías.
Si quieres saber qué es un RPA, qué beneficios aporta y qué puede hacer por tu negocio sigue leyendo y te lo contamos.
¿Qué es un RPA?
La automatización robótica de procesos o RPA es una tecnología que permite automatizar diversas tareas en diferentes áreas empresariales. Esto permite contribuir a que los trabajadores se centren en realizar actividades de otro tipo que generen valor para el negocio.
¿Cómo funciona un RPA?
Ahora que ya sabemos qué es un RPA, cabe preguntarse cómo funciona. Un RPA funciona por medio de la creación de bots configurados bajo una serie de reglas. A través de Machine Learning, el robot observa las acciones que el humano realiza para poder crear un proceso predictivo. De esta forma, el robot puede imitar y ejecutar estas tareas.
Además, como esta tecnología es compatible con cualquier aplicación o sistema, se puede adaptar para ser usada en la automatización de cualquier proceso.
¿Para qué sirve un RPA?
El objetivo de un RPA es transferir la ejecución de un proceso de los humanos a los robots. Es decir, hacer que una tarea determinada pueda ser realizada por un robot y que no tenga que ser un humano quien la lleve a cabo, lo que permite que el humano trabaje en tareas que aporten mayor valor a la empresa y no sea necesario que realice tareas que se pueden automatizar.
En este sentido, un RPA interactúa con la arquitectura de TI existente sin necesidad de una integración compleja de los sistemas. Algunas herramientas destacadas que permiten llevar a cabo la automatización robótica de procesos o RPA son las siguientes:
- Uipathc
- Blue Prism
- Automation Anywhere
¿Qué procesos se pueden automatizar con RPA?
Las soluciones de automatización de procesos son muchas y variadas. No obstante, algunas de las más habituales hoy en día son las siguientes:
- Copiar y pegar datos estructurados legibles por máquina.
- Hacer clic y arrastrar archivos a través de varias rutas de archivo.
- Sentencias si/entonces.
- Apertura de correos electrónicos y archivos adjuntos sin comprender el contexto o el contenido.
En este sentido, algunas de las soluciones que puede ofrecer un sistema de RPA son las siguientes:
- Clasificar diversos tipos de documentos, simplificar el proceso de indexación y clasificación, etc.
- Extracción de datos legibles por máquina de documentos complejos (por ejemplo, documentos escritos a mano, impresos a máquina, documentos de baja resolución, documentos distorsionados, etc.).
- Modificar datos extraídos para eliminar el tiempo dedicado a validar la compatibilidad con sistemas externos.
- Enrutamiento de datos completos y precisos a su plataforma preferida para una mayor rapidez y confiabilidad durante el proceso de procesado.
¿Cómo se calcula el ROI de un proyecto de RPA?
Algunos elementos que nos ayudan a determinar el ROI para un proyecto de RPA y considera si a una empresa le interesa o no su implementación son los siguientes:
- Tiempo actual de ejecución
- Número de personas que son necesarias para ejecutar el proceso
- Qué porcentaje del tiempo del proceso es digital
- Volumetría
- Frecuencia (mensual)
- Errores
¿Cuándo no interesa implementar un RPA?
En general, podemos decir que a una empresa no le interesa implementar un RPA cuando las tareas que realiza son poco repetitivas o cuando existen muchas variantes y casuísticas que deben ser tenidas en cuenta en el proceso.
Además, la implementación de un RPA mal planificada puede crear problemas adicionales en lugar de suponer una solución que ahorra tiempo y aumenta la productividad. Algunos de estos problemas adicionales que pueden surgir de una mala planificación en la implantación de un RPA son los siguientes:
- Perjuicios en los proyectos y en los resultados de la empresa.
- Fragmentación de los flujos de trabajo.
- Agravamiento de los errores y de los cuellos de botella que ya existían.
- Desalineación con los objetivos que tienen los departamentos en los que se usa el RPA mal implantado.
Por estos motivos, antes de implantar un RPA, es indispensable hacer un estudio personalizado a las necesidades y objetivos de la empresa, así como diseñar una solución concreta y específica para cada caso.
¿Qué resistencias se pueden encontrar en una organización cuando se va a implantar un RPA?
Cuando se está barajando la posibilidad de implantar un sistema de automatización robótica de procesos o RPA es normal que surjan dudas e incluso ciertos rechazos por parte de algunos trabajadores. Algunas de estas resistencias más comunes y que se deberán tener en consideración son las siguientes:
- Gestión del cambio
- Miedo a la pérdida del empleo de personal cualificado
- Dudas sobre la efectividad de la automatización
RPA + IA: el salto cualitativo en la automatización de procesos
La incorporación de la inteligencia artificial (IA) al mundo de la RPA ha sido crucial. Aunque siempre se ha hablado de la automatización de procesos, tradicionalmente esto no era así. En realidad, lo que se automatizaba eran más bien las tareas, pero no los procesos. Esto era así porque los robots, por sí solos, no eran capaces de cubrir un proceso completo de principio a fin.
Sin embargo, ahora no solo es posible, sino que además se resuelven algunas limitaciones técnicas que antes presentaban los robots. Esto se consigue combinando un RPA con diversas tecnologías. Por ejemplo, con IA, low-code o BPM, entre otras. De esta forma, se consiguen superar estas limitaciones técnicas sin ningún problema, logrando así una automatización de procesos real.
Un buen ejemplo de este cambio lo encontramos en la ingesta de datos. Antes debían estar perfectamente estructurados para que el software cumpliera con su cometido. Pero ahora, gracias a la aplicación de IA, una solución de RPA es capaz de manejar datos no estructurados sin problema, resolviendo esta cuestión tanto en la puerta de entrada como en la de salida.
En otras palabras, la gran diferencia se presenta en aquellos casos en los que la automatización no se debe basar solo en reglas simples, sino en un razonamiento similar al razonamiento humano. Algo que se consigue mediante el uso de IA y otras tecnologías.
RPA en el mundo empresarial: mucho más que solo automatización
Estas nuevas tecnologías suponen mucho más que la simple automatización de procesos. Desde la perspectiva empresarial el uso de sistemas RPA supone una revolución en el modelo de costes de las empresas actuales.
La automatización robótica de procesos permite liberar recursos empresariales que pueden ser utilizados en otras áreas. Sin embargo, esto se realiza sin que ello afecte de forma negativa a la calidad del servicio proporcionado a los clientes. De hecho, la automatización de procesos supone una aceleración de dichos procesos y una mayor disposición de recursos para un servicio personalizado que mejora la experiencia de cliente o usuario.
Por otra parte, el hecho de poder escalar la gestión del Big Data abre todo un mundo de posibilidades. Sobre todo si se combina con la Business Intelligence, la autorización cognitiva y la inteligencia artificial.
Ahora que ya sabes qué es un RPA y todas las ventajas que tiene, ¿a qué esperas para aprovecharte tú también de todas sus posibilidades?
En Enzyme somos expertos en el diseño e implantación de modelos RPA adaptados a las necesidades de cada empresa. Si quieres llevar tu negocio al siguiente nivel contacta con nosotros y descubre todo lo que la automatización de procesos puede hacer por tu compañía.
