AUSAPE 2022 I Caso de éxito: portal del vendedor de Germans Boada

En el marco del Fórum AUSAPE 2022, Enzyme presentó un caso de éxito: el portal del vendedor de la empresa Germans Boada (Rubi), desarrollado con Neptune DXP - SAP Edition. En este artículo, te explicamos cuál era el reto y cómo se desarrolló un proyecto que ya reporta significativos resultados. Otra muestra de cómo el entorno SAP y sus softwares aliados pueden mejorar la experiencia de usuario y, a su vez, mejorar los procesos de trabajo empresarial.

Cliente: Germans Boada

Germans Boada es una empresa catalana, de carácter familiar, que se fundó en 1951. Se  dedica al diseño, fabricación y comercialización de herramientas y maquinaria para el corte y colocación de cerámica y otros materiales que se emplean en la construcción de obra nueva, así como en la rehabilitación de edificios. 

Tiene más de 650 empleados, con presencia en más de 130 países, más de 1000 productos en el catálogo y una facturación neta en 2021 de más de 150 millones de euros.

Situación de partida

Previo al proyecto de desarrollo del portal del vendedor, no se disponía de una herramienta unificada para la gestión de la relación comercial entre Germans Boada, representada por sus vendedores, y la red de distribuidores que realizan la venta a usuarios finales de sus productos. Cada vendedor trabajaba con los distribuidores que tiene asignados, gestionaba sus pedidos y reportaba a Dirección de forma independiente, dificultando tener una visión global, consolidada y en tiempo real de las ventas, necesidades de almacén y producción, estado de las facturaciones y cobro, entre otras.

¿Cuál era el reto?

Mediante el desarrollo del Portal de Vendedores y siguiendo el camino de la digitalización por parte de la compañía, se marcó como objetivo principal la digitalización de la información y de los procesos de ventas de Germans Boada, asegurando la disponibilidad de los datos, tanto su registro como su consulta así como agilizar los procesos y mejorar la gestión y planificación operativa.

Además, se asegura que todos los comerciales pertenecientes a la fuerza comercial de Germans Boada utilice una solución totalmente integrada en los sistemas ya existentes en la compañía (basados en SAP).

Dada esta situación, se gesta la idea del proyecto de digitalizar la fuerza de ventas mediante un portal del vendedor basado en tres focos:

• Integridad: todos los datos de los distribuidores deben ser accesibles para la fuerza de ventas, así como el resto de usuarios.
• Fiabilidad: debe reflejar datos fiables con los que poder trabajar en tiempo real.
• Usabilidad: dada la heterogeneidad del grupo que conformaba la red comercial, era necesario que la herramienta fuera muy accesible para todos los perfiles.

¿Cuál era el enfoque de la solución?

El objetivo que se perseguía con el portal del vendedor era facilitar el día a día del trabajo del vendedor. Para ello, el portal se sustenta en cuatro puntos clave que se traducen en las funcionalidades necesarias para que el vendedor complete sus tareas:

• Clientes: en este bloque se pueden consultar datos relevantes de los clientes que pertenecen a la cartera de cada vendedor en tiempo real. Datos como: persona de contacto, dirección y ubicación en el mapa. datos contables, facturación, potencial de ventas, condiciones especiales. Además, el portal permite crear clientes potenciales
• Pedidos: esta funcionalidad permite tanto consultar pedidos que ya existen como crear nuevos pedidos. En cuanto a los primeros, permite ver toda la trazabilidad de los mismos, desde las condiciones de precio, hasta el flujo de documentos. Además, se pueden consultar las órdenes en formato PDF.
• Facturas: siguiendo la misma idea anterior, la funcionalidad «facturas» permite la consulta de las que ya existen en el sistema. Se pueden consultar las condiciones de precio, el flujo de documentos y acceder a las facturas en formato PDF. 
• Visitas: el vendedor puede acceder al portal para gestionar las visitas que va a realizar o ya ha realizado. 
• Gestión calendarizada de planificación de visitas a los clientes.
• Recogida de feedback de la visita, una vez realizada.
• Exportación de la información de visitas para la explotación de los datos.

Stocks: existe una pequeña aplicación adicional que permite consultar el stock en tiempo real y ver si está disponible en los almacenes.

Neptune DXP

El software para crear esta plataforma de ventas es Neptune DXP, una plataforma de desarrollo de aplicaciones rápida que puede funcionar en SAP —SAP S/4HANA—.

Neptune DXP tiene una serie de funcionalidades tecnológicas de las que se beneficia Germans Boada en su portal del vendedor. Es una herramienta tan sencilla y usable que, con una formación al respecto, desde que se creó la plataforma de ventas, la propia empresa se encarga de su mantenimiento y control.

Estos son sus beneficios:

• Experiencia digital: ajustada al diseño corporativo y que permite una experiencia de usuario digital unificada a nivel empresarial.
• Integración basada en API: la integración basada en API conecta todos los sistemas y proporciona acceso a la lógica empresarial bajo demanda  sobre la marcha.
• Base de la plataforma: Neptune DXP tiene dos módulos complementarios para abordar de forma integral los entornos de IT heterogéneos e híbridos.
• Movilidad empresarial: permite obtener aplicaciones móviles atractivas, fáciles de usar y de alto rendimiento para los usuarios a través de aplicaciones web híbridas o aplicaciones web progresivas.
• Desarrollo rápido de Apps: Neptune DXP es un puente entre el no-código, el bajo-código y el pro-código para una máxima productividad y resultados rápidos.
  
  

Beneficios del proyecto

Podemos destacar dos grandes grupos de beneficios, los que se relacionan de forma externa con el servicio al cliente, y los beneficios internos relacionados con la productividad del vendedor. Veamos cada uno de ellos.

Desde el punto de vista externo, el portal mejora el servicio al cliente en cuanto a:

• Reserva de stock: la gestión de las existencias es más ágil y la información accesible para la fuerza de ventas.
• Tiempo de respuestas: cualquier consulta que tenga que ver con pedidos, stock, facturación… el vendedor puede responderla en la misma llamada. Ya no es necesario que deba hacer la consulta a otro depar tamento y después volver a llamar al cliente para dar respuesta. 
• Visitas productivas: ya que el comercial se las puede preparar mucho mejor, con información útil.
• Tiempo de entrega: al reducir los intermediarios, los tiempos de entrega también son menores.

Desde el punto de vista interno los beneficios se relacionan en base a la productividad del vendedor:

• Unificación de procesos: todos los comerciales en los diferentes países trabajan de la misma forma gracias a la aplicación.
• Información ERP.

• Visibilidad: los responsables tienen visibilidad sobre sus comerciales y pueden ver en tiempo real sus operaciones.
• Acercamiento de la fuerza de ventas a ERP.

Una de las claves del proyecto es que rompe la barrera entre la fuerza de ventas y el departamento de administración comercial que emplea el entorno de trabajo SAP. Esto es así porque se da acceso a los comerciales a una aplicación de manejo sencillo que incluye toda la nomenclatura SAP, con la que se va familiarizando. Así puede ir generando unos datos y recuperando otros de manera que coincidan con los que trabaja el departamento de administración.

Todos estos beneficios se traducen en datos concretos que dan cuenta de la mejora de la productividad que este tipo de herramientas genera en las empresas. Así, el departamento de administración comercial ha reducido casi en un 30% el registro de pedidos de forma manual, porque ya se hacen desde la aplicación; se han hecho más de 500 registros de potenciales clientes y solo durante 2021 se registraron más de 2000 visitas.

Si quieres mejorar tus números y la experiencia de usuario de tus herramientas digitales pero no sabes por dónde empezar, ponte en contacto con Enzyme. Evaluamos tu caso y te proponemos la mejor solución.