El digital workplace es la piedra angular de las empresas más innovadoras. Según el estudio global de Aruba Networks “The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace”, el 51% de los empleados que trabajan en entornos digitalizados experimentan una mayor satisfacción laboral. Además, un 60% se encuentra más motivado y hay un 91% de posibilidades de que elogien la visión de la empresa en la que trabajan.
¿Qué es un digital workplace?
Un digital workplace o espacio de trabajo digital es un entorno laboral que hace uso de tecnologías digitales integradas en los procesos operativos. Con esto, se les facilita a los empleados el uso de múltiples soluciones que permitan el trabajo en equipo, la comunicación constante, el acceso a la información y la continuidad de las labores a través de cualquier dispositivo conectado a internet.
Beneficios de un espacio de trabajo digital
La implementación de un espacio digital de trabajo aporta significativas ventajas, gracias a la integración de muchas funciones que optimizan la operatividad de los sistemas empresariales. Entre ellas, destacan las siguientes:
Ventajas de un digital workplace para la organización
- Visión general de la operatividad empresarial: un digital workplace permite tener un panorama general de los puestos de trabajo. Esto promueve el desarrollo de indicadores capaces de evaluar el desempeño y las condiciones operativas de cada departamento.
- Gestión de datos: con un espacio de trabajo digital es posible organizar todos los archivos en la nube. De esta manera, será fácil optimizar los procesos de búsqueda y acceso a la información.
Como ejemplo de las ventajas de los digital workplaces a nivel organizacional, se encuentra el caso de La Fageda. Empresa del sector alimenticio que decidió implantar un sistema ERP para la gestión óptima de sus procesos. Como resultado, La Fageda logró reducir el ciclo de evaluación, selección y análisis de sus procesos operativos, aportándole soluciones óptimas a sus necesidades funcionales y técnicas.
Conoce más sobre el caso de éxito de La Fageda.
Ventajas del digital workplace para los empleados
Con respecto a los empleados, en su informe “The impact of the digital workforce”, Forbes destaca las siguientes ventajas de un digital workplace:
- La rapidez en la toma de decisiones incrementa un 16%.
- La colaboración por parte de los empleados aumenta un 16%.
- Hay una gran posibilidad de que la productividad personal de los miembros del equipo se multiplique por cinco en un espacio digital de trabajo.
Características de un digital workplace
Un espacio de trabajo digital cuenta con muchas particularidades que lo definen. Sin embargo, las cualidades principales en el entorno empresarial se ponen de manifiesto en las siguientes características:
- Útil: un digital workplace permite potenciar la comunicación y eficiencia de todos los trabajadores. Generando nuevas y prácticas formas de trabajar en las distintas áreas empresariales.
- Ágil: un espacio digital de trabajo permite ajustarse rápidamente al uso de nuevas tecnologías, adaptándose de manera constante a los cambios del mercado.
- Fácil de uso: para el manejo de los digital workplaces no se requiere la capacitación de los empleados. Estas son herramientas muy sencillas e intuitivas.
- Flexibilidad: un espacio de trabajo digital permite a los empleados trabajar en cualquier momento y lugar, solo necesitan un dispositivo con acceso a internet.
- Estructurada: la composición de un digital workplace tiene una estructura sencilla que consta, generalmente, de elementos de comunicación, conocimiento, procesos e información.
- Escalable: un digital workplace es capaz de procesar una cantidad creciente de información, mediante un vasto almacenamiento de archivos y procesos flexibles.
¿Cuál debe ser el enfoque al implantar un digital workplace y no fracasar?
Para la implantación de un espacio de trabajo digital es necesario considerar, principalmente, las necesidades de los empleados, incorporando a todos los departamentos de la organización en la transformación digital. De esta manera, el equipo de trabajo será capaz de comprender los beneficios de este nuevo sistema, favoreciendo la disposición al cambio.
Logrado esto, se procede con la planificación estratégica. En esta se detallan las tecnologías adecuadas, los procedimientos necesarios, la experiencia de usuario y el manejo de la información del digital workplace.
Como todo entorno digital corporativo, se debe hacer énfasis en la protección de la información. Esto con la finalidad de mitigar los riesgos y fortalecer la seguridad de todos los datos que integren el nuevo sistema de digital workplace.
¿Cómo construir un espacio digital de trabajo?
Para construir un digital workplace es necesario tener objetivos muy claros que involucren las necesidades de toda la organización. Con ello, es posible dirigir los esfuerzos técnicos en el diseño de soluciones ante los requerimientos de cada equipo de trabajo. Por tanto, la participación de los distintos departamentos en el proceso de planificación será un factor clave para identificar cuáles son sus necesidades y cómo abordarlas de la mejor manera.
Concretada la planificación colaborativa, se procede con la selección de las tecnologías adecuadas. Actualmente, hay muchas herramientas que permiten la construcción de un espacio digital de trabajo. Todas capaces de aportar a sus usuarios soluciones efectivas a través de múltiples plataformas. Entre estos recursos tecnológicos, destacan los siguientes:
Herramientas para la construcción de un digital workplace
- Liferay: plataforma opensource que permite la construcción de páginas, intranets, blogs, entre otras soluciones en la web de forma práctica.
- Drupal: sistema de gestión de contenidos escrito en PHP. Es utilizado para crear sitios web como una comunidad virtual, un portal corporativo, una tienda virtual, entre otros.
Tecnologías para el desarrollo de soluciones a medida
- SAPUI5: framework de programación destinado a la creación y diseño de aplicaciones de negocio SAP, basadas en el lenguaje de programación HTML5.
- AngularJS: framework de JavaScript para el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones web de una sola página.
Gartner, en su estudio “Hype Cycle for the Digital Workplace 2018”, ha identificado 40 tecnologías clave en un digital workplace para los próximos 5 años. Entre ellas destacan los chatbots y los asistentes virtuales por reconocimiento de voz.
Ejemplo de esto es Puig, empresa de moda y fragancias que ha implementado, con el apoyo de Enzyme Advising Group, un sistema de digital workplace para mejorar sus procesos de soporte interno. Esta organización, dentro de su espacio digital de trabajo, ha decidido incorporar herramientas de comunicación como los chatbots, con la finalidad de promover una experiencia de autoservicio dentro de su canal corporativo.
La transformación digital apunta al uso de los digital workplaces como la principal herramienta en el entorno de trabajo. Sin embargo, el 41% de las empresas aún mantiene un workplace tradicional, mientras que un 22% ya está trabajando en la implantación de tecnologías digitales (Penteo). En la actualidad, contar con un espacio de trabajo digital es una ventaja competitiva y diferenciadora, capaz de potenciar muchos de los procesos del día a día en una organización.
En Enzyme Advising Group realizamos proyectos de transformación digital y brindamos el acompañamiento necesario con metodologías de Design Thinking para la construcción de digital workplaces de alto rendimiento. Mediante distintas sesiones de cocreación fijamos, conjunto a las empresas, el objetivo a alcanzar y el camino para lograrlo.
Gracias a nuestra experiencia en espacios digitales de trabajo, podemos asesorar sobre la contratación de las tecnologías adecuadas y nos encargamos del desarrollo de chatbots mediante Inteligencia Artificial. Todo esto como una solución práctica y relevante ante las necesidades de digital workplace de cada organización.
