La automatización de procesos es una tecnología probada que empieza a ser fundamental en la transformación digital de las empresas. En Enzyme ya la hemos implementado para agilizar procesos de trabajo de nuestros clientes. En este artículo te contamos cómo puede aplicarse también en el sector legal y, para que quede más claro, veremos un caso de éxito de una gestoría.
¿Qué es RPA?
En la actualidad, cada vez es más habitual aplicar la tecnología RPA a diferentes proyectos. El RPA —Robotic Process Automation— es un método que permite automatizar procesos. De hecho, esta tecnología imita el modo en que los humanos interactuamos con el software para llevar a cabo tareas repetitivas.
Por eso resulta especialmente interesante a la hora de acometer tareas extensas y mecánicas, como ingresar datos en el sistema, calcular, copiar datos, etc. Hoy en día ya hay empresas de todos los sectores que han incorporado soluciones RPA para completar tareas de poco valor como clasificar emails, extraer datos, llevar a cabo procesos de alta y de baja…
Los beneficios de la automatización de procesos son muchos. Permite reducir costes, ofrecer mayor calidad en el servicio —ya que se elimina prácticamente la posibilidad de cometer errores—, se incrementa la velocidad y la agilidad de los procesos, lo que mejora la eficiencia y la experiencia del empleado que dejará de hacer tareas de poco valor y repetitivas para entregarse a procesos de mayor valor añadido.
Sectores que ya utilizan RPA
Son muchos los sectores empresariales que, hoy por hoy, ya utilizan tecnología RPA. Desde el sector legal, pasando por las farmacéuticas, bancos, gestorías, hospitales y un largo etcétera. Esto es señal de la versatilidad de la herramienta. No importa tanto el sector, sino detectar en qué tipo de tareas se puede aprovechar la automatización de tareas.
Una vez detectada la tarea a automatizar debemos llevar a cabo la siguiente secuencia de acciones:
- Definir el proceso que vamos a automatizar.
- Construir el bot.
- Ejecutar el bot.
Ahora bien, definir el proceso puede ser más complicado de lo que a priori parece. Esto es así porque es necesario realizar un análisis pormenorizado del proceso.
Veamos un ejemplo. Pongamos por caso que vamos a analizar el proceso sencillo de abrir un email. Al menos deberemos completar siete pasos:
- Abrir el cliente de correo o el navegador.
- Escribir la URL de la cuenta de email.
- Escribir el usuario.
- Hacer clic en siguiente.
- Introducir la contraseña.
- Hacer clic en siguiente.
- Abrir el mail que queremos leer.
Como ves, se trata de un proceso relativamente sencillo y secuencial con pasos correlativos y lineales que solo dependen del paso anterior.
Ahora bien, si nos enfocamos, por ejemplo, en el sector legal, podemos deducir que los procesos que se ejecuten en un despacho de abogados no van a ser siempre tan sencillos. Es decir, serán procesos que se traduzcan en diagramas de flujo algo más complejos con varios puntos de inicio, procesos en paralelo, interconexiones, etc.
¿Qué tareas puede hacer un RPA?
Como ya hemos apuntado, las tareas ideales para el RPA son las repetitivas, con estructura definida y regladas. Como por ejemplo:
- Buscar registros.
- Gestionar dichos registros: crearlos, actualizar o eliminar.
- Llenar formularios con información previamente archivada.
- Completar informes con estructura fija y datos actualizados al momento.
- Hacer cálculos.
- Archivar los registros de las transacciones completas.
Otra tarea que se puede realizar es usar aplicaciones como lo harían las personas, por lo que podemos incluir en la lista tareas como:
- Abrir y cerrar sesión.
- Hacer clic en botones.
- Operar con menús desplegables.
- Recopilar datos.
- Introducir y extraer datos.
Caso de éxito
Analicemos un caso práctico de automatización de procesos —RPA, Robotic Process Automation— en el sector legal. Concretamente el de una gestoría que asesora a diferentes empresas en la tramitación de procesos jurídicos, contables, financieros, fiscales, etc.
En esta gestoría el punto crítico se encuentra en las tareas repetitivas que realizan sus empleados a la hora de descargar notificaciones de la AEAT y revisarlas. Dado que tienen muchos clientes, pueden llegar a recibir muchas de estas notificaciones. Además, algunas de ellas son el punto de partida de un proceso que debe concluir con la escritura de un informe para el que hay que consultar casos similares. Esto implica una gran cantidad de tiempo para los empleados.
Para solucionarlo, desde Enzyme se propuso la creación de un bot basado en tecnología RPA que elimina la repetición del trabajo con poco valor como descargar, identificar y clasificar las notificaciones de la AEAT.
Completan la solución un portal user-friendly -que utiliza las funcionalidades del servicio Watson Discovery de IBM— con el que los trabajadores pueden buscar documentos. Para que resulte sencillo, la herramienta permite consultas de lenguaje natural así como filtros de negocio. De esta forma, resulta más sencillo para los empleados de la gestoría encontrar otros informes similares con los que enriquecer el informe que deben preparar en cada caso concreto. La forma de añadir las reglas de negocio propias y el vocabulario específico con el que enriquecer las búsquedas en Watson Discovery, se emplea Watson Knowledge.
Como ves, el sistema de herramientas de IBM es una buena solución a la hora de implementar la automatización. Si quieres saber cómo aplicarlas a tu propio negocio para automatizar tareas repetitivas, ponte en contacto con nosotros.
