En la actualidad, la transformación digital de las empresas es un proceso en constante evolución, y una de las tecnologías clave que está emergiendo como un recurso fundamental es la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés). En Enzyme, ya hemos implementado con éxito esta tecnología para optimizar los procesos de trabajo de nuestros clientes, y tu negocio también podría beneficiarse de esta tecnología.
En este artículo te contamos en detalle qué es el RPA, cómo se aplica en el ámbito empresarial y, para ilustrar su potencial, analizaremos un caso de éxito en el sector legal. ¡Empezamos!
¿Qué es RPA?
El término RPA se deriva de las siglas en inglés "Robotic Process Automation", que se traduce como Automatización Robótica de Procesos en español. Se trata de una tecnología que permite automatizar tareas y procesos repetitivos en el entorno empresarial, imitando la interacción humana con el software para llevar a cabo actividades mecánicas y rutinarias.
El RPA es especialmente eficaz para abordar tareas extensas y repetitivas, como la inserción de datos en sistemas, cálculos o copias de información, entre otros. Empresas de diversos sectores han adoptado soluciones RPA para realizar tareas de bajo valor, como la clasificación de correos electrónicos, extracción de datos y procesos administrativos. En este sentido, la tecnología RPA juega un papel clave en la transformación digital de las empresas.
¿Para qué sirve un RPA?
La automatización de procesos aporta numerosos beneficios a las empresas. Algunos de los aspectos más destacados incluyen los siguientes:
- Reducción de costos: la automatización permite realizar tareas de manera más eficiente y rápida, lo que reduce la necesidad de recursos humanos para llevar a cabo tareas repetitivas.
- Mejora de la calidad: al eliminar la posibilidad de errores humanos en tareas rutinarias, la calidad del trabajo realizado aumenta considerablemente.
- Incremento de velocidad: los procesos automatizados se ejecutan de manera más rápida y constante, lo que acelera la velocidad de respuesta y mejora la eficiencia.
- Mayor agilidad: la automatización permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en los procesos y en el entorno empresarial.
- Enfoque en tareas de mayor valor añadido: al liberar a los empleados de tareas monótonas y repetitivas, pueden dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades que generen un mayor impacto en el negocio.
¿Qué ventajas aportan los RPA?
La tecnología RPA ofrece ventajas significativas para las empresas en diversos aspectos:
- Eficiencia operativa: la automatización agiliza los procesos, reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y optimiza los flujos de trabajo.
- Mejora de la precisión: los procesos automatizados eliminan la posibilidad de errores humanos, lo que garantiza la precisión y la consistencia en las operaciones.
- Flexibilidad: los robots de software pueden adaptarse fácilmente a cambios en los procesos, lo que permite una rápida reconfiguración de las tareas automatizadas.
- Escalabilidad: los procesos automatizados pueden escalarse de manera eficiente para abordar volúmenes crecientes de trabajo sin requerir una expansión proporcional de recursos humanos.
- Seguimiento y auditoría: la automatización proporciona un seguimiento detallado de las actividades realizadas, lo que facilita la auditoría y el cumplimiento normativo.
¿Qué tareas puede hacer un RPA?
Las tareas repetitivas y que implican poca creatividad son las que mejor se adaptan a la tecnología RPA. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Buscar registros
- Gestionar dichos registros: crearlos, actualizar o eliminar
- Llenar formularios con información previamente archivada
- Completar informes con estructura fija y datos actualizados al momento
- Hacer cálculos
- Archivar los registros de las transacciones completas
- Abrir y cerrar sesiones
- Hacer clic en botones
- Operar con menús desplegables
- Recopilar datos
- Introducir y extraer datos
¿En qué sectores se utilizan los RPA?
La versatilidad del RPA lo hace aplicable a una amplia variedad de sectores empresariales. Desde el sector legal hasta la industria farmacéutica, pasando por el sector bancario, hospitales y gestorías, la tecnología RPA ha demostrado su utilidad en la optimización de procesos de casi cualquier tipo de empresa o negocio. La clave radica en identificar las tareas que se pueden automatizar para obtener los mayores beneficios.
Ejemplo de RPA en el sector legal: caso de éxito de Enzyme
Para comprender cómo el RPA se aplica en el sector legal, analizaremos un caso de éxito en el que Enzyme implementó esta tecnología para mejorar la eficiencia de una gestoría que brinda asesoramiento jurídico, contable, financiero y fiscal a diversas empresas.
El principal desafío al que se enfrentaba esta gestoría era el manejo de numerosas notificaciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), así como la revisión y el procesamiento de dichas notificaciones. Dado que la gestoría tenía una amplia base de clientes, las notificaciones podían ser numerosas y variadas. Además, algunas notificaciones servían como punto de partida para procesos más amplios que requerían consultar casos similares, lo que consumía una cantidad significativa de tiempo por parte de los empleados.
Para abordar esta situación, Enzyme propuso la implementación de un "bot" basado en tecnología RPA. Este bot se encargaría de automatizar la descarga, identificación y clasificación de las notificaciones de la AEAT, liberando a los empleados de estas tareas repetitivas y de bajo valor. Además, se desarrolló un portal amigable para los usuarios, utilizando las capacidades del servicio Watson Discovery de IBM. Este portal permite a los trabajadores buscar documentos y consultar informes de manera eficiente, mediante consultas en lenguaje natural y filtros de negocio.
El resultado fue que se consiguió mejorar con creces la eficiencia de la gestoría en cuestión, y los trabajadores pudieron centrar su tiempo y esfuerzos en realizar tareas de mayor valor añadido, lo que mejoró la satisfacción de los clientes.
Actualmente, el RPA se ha convertido en un aliado valioso para las empresas que buscan optimizar sus procesos y aumentar su eficiencia. Esta tecnología permite automatizar tareas repetitivas y mecánicas, liberando a los empleados para concentrarse en actividades de mayor valor añadido. A través de un caso de éxito en el sector legal, como el ejemplo de la gestoría de Enzyme, hemos visto cómo el RPA puede transformar la forma en que se abordan las tareas diarias y cómo se pueden aprovechar las soluciones tecnológicas para mejorar la productividad y la calidad en el entorno empresarial. Si estás considerando implementar RPA en tu empresa, es esencial comprender sus beneficios y cómo adaptarlo a tus procesos específicos para lograr el máximo impacto.
