Desde hace unos diez años vemos como las empresas hacen cada vez más esfuerzos por integrar y mejorar su cadena de suministro como pone en evidencia el CIO de Nortel al afirmar: “Las compañías no compiten. Las cadenas de suministro compiten”.
El aprovisionamiento y las compras han estado hasta hace poco fuera de las actividades primarias de la cadena de valor, pero vemos que cada vez más se están convirtiendo en una actividad “core” de las empresas sin importar su tamaño, ni su sector.
Las ventajas de digitalizar la gestión de pedidos
Por esta razón, muchas organizaciones deciden invertir en una solución digital que les permita controlar de forma segura y fácil la gestión de pedidos y de proveedores, y les surge la pregunta: ¿Qué necesito: una solución estándar ya existente o una en base a la medida de mis necesidades?
Las soluciones ya hechas o estándar como SAP Ariba, Coupa, Oracle Netsuite y similares ofrecen muchas ventajas, en especial, a empresas con departamentos de compras maduros que están orientadas a realizar un aprovisionamiento estratégico a largo plazo.
Sin embargo, el problema de infrautilizar estas herramientas es que puede ser tremendament costoso en licencias, mantenimiento y gestión del cambio. De ahí, que sea interesante desarrollar una solución de gestión de pedidos custom.
¿Cuáles son los principales beneficios de las soluciones a medida?
Las soluciones a medida ofrecen 5 ventajas que debemos tener en cuenta. A continuación, las citamos:
1. FlexibilidadAdemás de lo que pueda llegar a hacer la solución, es importante mantener un equilibrio entre la usabilidad y las tareas del día a día ya que estas últimas son las más importantes para el usuario final.La determinación de ciertos campos, formularios, plantillas e integraciones de forma personalizada es clave a la hora de facilitar y automatizar las tareas diarias.
Hay que pensar que la adaptación de herramientas estándar es muy costosa y dificulta el mantenimiento a medio y largo plazo.
Sin embargo, en una solución a medida podemos adaptar la tecnología a nuestros procesos y no al revés como ocurre en muchas ocasiones.
2. One stop shop
Las funciones de los departamentos de compras pueden ir más allá de lo que ofrecen las soluciones “enlatadas”. Por ejemplo, una solución a medida puede combinar elementos de supplier collaboration y de source to pay, y nos ahorra tener que contratar dos soluciones diferentes como Ariba y E2open. De esta forma, podemos integrar funcionalidades de ambos ámbitos a nuestro gusto y pagamos sólo por lo que necesitamos.
3. Visibilidad
En una solución personalizada podemos crear gráficos, y analytics de todo tipo y lo mejor de todo, adaptados a nuestros gustos y necesidades. De esta forma, los datos pueden ser combinados con fuentes internas y externas creando un panel de control de KPIs integrados en la solución de una forma fácil, sencilla y dinámica.
4. Escalabilidad
Esto es especialmente importante para empresas con un alto ratio de crecimiento, ya que una solución a medida nos permite construir poco a poco la solución en función de las necesidades y la capacidad de inversión de la empresa en cada momento.
Esto permitiría por ejemplo empezar digitalizando la parte más administrativa de las compras (gestión de pedidos, alta de proveedores) para ir desarrollando la herramienta hacia el sourcing estratégico (Supplier Relationship Management, Racionalización de proveedores, Spend Analysis) cómo y cuando lo necesite el cliente.
5. Seguridad
La seguridad y protección son uno de los aspectos más valorados a la hora de seleccionar la implementación de una solución informática en cualquier compañía. Y es que aunque las grandes empresas como SAP Ariba o IBM ofrecen garantías de seguridad, una herramienta a medida también puede adoptar diferentes niveles de protección y mejorar la seguridad de las transacciones de compras.
Por ejemplo, se puede combinar con un sistema de cadena de bloques o blockchain, permitiendo certificar los documentos y transacciones como si fueran ante notario. De esta forma, se alcanzan los mismos niveles de seguridad que los ofrecidos por multinacionales como IBM o SAP, y es que la seguridad es uno de los puntos fuertes que ofrecen las soluciones a medida.
En definitiva, las soluciones digitales de la gestión de pedidos ayudan a las empresas a obtener mejores resultados, consiguiendo que su departamento comercial y de compras sea uno de los más importantes de la organización.
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