En el marco del Día Temático de Transformación Digital, organizado por AUSAPE, la Asociación de usuarios de SAP España, hemos participado presentando un caso de éxito de un cliente de Enzyme Advising Group.
La ponencia ha estado a cargo de Diego Robledo, consultor senior en Enzyme que se ha ocupado de la gestión y arquitectura del proyecto y del desarrollo de la parte Front-end.
En el encuentro, se presentaron los principales desafíos del caso de uso, además de cuáles fueron los objetivos propuestos para aportar soluciones y cuál fue el enfoque de cada una de ellas.
Caso de éxito: cómo optimizar los tiempos de descarga en almacenes
El desafío
El reto principal que tenía este proyecto es que el cliente tiene múltiples centros que a diario reciben varias entregas, tantas que, al final del día, son difíciles de gestionar. A lo largo de una jornada laboral, tienen la recepción de diferentes proveedores y transportistas para los cuales ya tenían una herramienta de gestión, pero no estaba adaptada a la actualidad.
Esto ocasionaba que el contacto directo entre el proceso de reserva de espacio o de entregas y los encargados de los centros que trabajan allí fuese muy lento. El resultado era:
- Un proceso de trabajo muy manual.
- Mala y poca planificación.
- Una acumulación de camiones o transportes en sus centros en franjas horarias muy limitadas.
“Un centro con 2 o 3 muelles, en el que se pueden descargar 2 o 3 camiones a la vez, llegaba a tener 5, 6 o más camiones esperando, lo que provocaba retrasos tanto por parte de los transportistas como picos de trabajo elevados para los operarios del centro”.
El portal de proveedores, una herramienta para focalizar la interacción
Desde el punto de partida con el que nos encontramos, el cliente ya tenía un portal mediante el cual todos sus proveedores gestionaban tanto los pedidos de entregas de materiales del stock como las devoluciones y otros procesos. Entonces, como ya tenían una herramienta en la cual focalizar la interacción de estas reservas, estaba claro que debíamos partir de allí.
Objetivos para mejorar el portal de proveedores
Uno de los principales objetivos que identificamos fue mejorar la planificación.
“Al final, por muchos recursos que tengas, si la planificación no es correcta, solo se conseguirá un mal uso de dichos recursos”.
Para agilizar el trabajo, necesitábamos una planificación que permitiera un flujo de trabajo más estable a lo largo del tiempo; así evitaríamos las horas pico de camiones.
El segundo objetivo, y lógicamente está relacionado con el primero, era reducir los tiempos de espera de los transportistas. Cualquier retraso o pequeña parada que tenga que hacer un transportista supone un enorme retraso a lo largo de todo el día.
Tuvimos que tener en cuenta, también, que en muchas ocasiones los proveedores tienen que recurrir a transportistas externos subcontratados, y el problema es que estos transportistas no tienen acceso al portal de proveedores.
El tercer objetivo, entonces, se centró en dar visibilidad a esas “reservas” de los transportistas subcontratados que no tienen acceso directo al portal de proveedores.
“Uno de nuestros objetivos fue reducir los tiempos de espera, porque el tiempo es oro”.
Por último, el cuarto objetivo fue identificar la necesidad de tener un seguimiento de los tiempos establecidos para verificar el cumplimiento de las reservas, y en caso de que no sucediera, poder encontrar cuál es el factor común del incumplimiento.
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Enfoques Enzyme para dar soluciones
Desde el inicio tuvimos claro que teníamos que centrarnos en el portal de proveedores en el cual los proveedores ya realizaban sus gestiones diarias.
Portal con asignación automática
Para facilitar o agilizar el trabajo de los proveedores (es decir, para solucionar los retrasos y las esperas), determinamos que era necesario desarrollar una asignación automática de los tiempos de reservas en base a la selección de los proveedores para las entregas de sus mercancías, ya sea por por la parametrización de los materiales o por las cantidades seleccionadas.
Inclusión de los transportistas subcontratados
Para solucionar el problema de la no visibilidad de las reservas de los transportistas subcontratados, consideramos oportuno desarrollar una aplicación pública a la que pudieran tener acceso los usuarios sin necesidad de tener acceso al portal de proveedores. Así, mediante un código de reserva, se les permitiría consultar y gestionar su reserva.
Imprevistos y cambios de último minuto
Decidimos también que era necesario diseñar una herramienta de backoffice para la gestión de entregas urgentes o imprevistos en los que el proveedor no puede realizar la tarea en el tiempo estimado. Para ello, habilitamos una aplicación de backoffice en la cual los responsables de cada centro pueden tanto consultar las reservas que tienen a lo largo del día como modificar o crear nuevas.
Soluciones Enzyme
“Hemos desarrollado una herramienta que permite hacer la reserva del hueco y registrar la llegada del transportista para que el cliente pueda realizar el análisis que vea más conveniente”.
- Integramos la reserva automatizada de los huecos basada en una parametrización, dependiendo del material y las cantidades.
- Establecimos un calendario con todas las reservas a lo largo del día y de la semana en los diferentes centros del cliente para que, en caso de necesidad, pueda modificarlas, consultarlas o descargar la información. Allí se puede ver también el total de las descargas diarias y semanales, lo que permite determinar la capacidad de almacenaje y mejorar la división de tareas entre los operarios.
Conclusión
En Enzyme Advising Group nos dedicamos a mejorar los servicios de todos los procesos de nuestros clientes con propuestas de valor basadas en diferentes tecnologías para digitalizar y optimizar operaciones. Contáctanos si deseas optimizar las gestiones de tu empresa junto a Enzyme.
