Las 10 claves de un Digital Workplace eficaz

Cada día es más importante que el espacio de trabajo conjugue tres aspectos: productividad, motivación y sinergias dentro de la empresa. Para ello es importante que el espacio de trabajo sea simple, ágil, que facilite la realización del trabajo permitiendo el acceso a las herramientas e información clave. Además, debe facilitar que la participación y colaboración de los equipos. Estos objetivos los estamos consiguiendo al implantar en nuestras empresas el Digital Workplace. Pero para que aporten todo su potencial debemos considerar 10 funcionalidades clave.

 

1.   Look & feel

La apariencia y distribución de contenidos es muy importante porque sirve para transmitir la imagen de marca, potenciando el sentido de pertenencia por un lado y porque aumenta la productividad. Si es fácil de usar facilita que los empleados encuentren lo que necesitan ver y lo que quieren ver.

2.   Omnicanalidad

Cada vez más trabajamos de manera deslocalizada y para aprovechar la ubicuidad de los sistemas digitalizados nuestro portal debe ser capaz de interactuar por distintos canales, y en especial el canal móvil. Esto nos dará flexibilidad, mejor experiencia, facilita la conciliación y mejora la satisfacción.

3.   Home adaptativa

En la era del conocimiento hay muchos puestos de trabajo que no pueden estar totalmente predefinidos. Un Digital Workplace es adaptativo porque se ajusta a la necesidad de cada función y se alimenta automáticamente de contenidos de otras secciones, y personalizado porque se da al usuario un espacio donde tiene la libertad de colocar acceso a sus herramientas más comunes, lo que incrementa la usabilidad y productividad.

4.   Espacios colaborativos

Disponer de las herramientas colaborativas, que son grandes facilitadoras del teletrabajo, es fundamental. Hay muchas disponibles en el mercado como Teams, Asana o Google for Business que son fáciles de integrar sin hacer desarrollos a medida. Estas aplicaciones aportan flexibilidad y sinergias entre los equipos. También es importantes disponer de espacios colaborativos en los que se desarrolle la faceta más social y lúdica entre los equipos de trabajo.

5.   Gestión documental

Desde el punto de vista de la creación de contenidos es importante disponer de una arquitectura en base a plantillas por tipos de contenidos. Esto facilitará la participación de todos los equipos, al mismo tiempo que industrializa su proceso de generación, con lo que implica de mayor nivel de actualización, menores costes de generación y mayor implicación del personal. De esta manera ganamos en eficacia y reducción de costes en la generación de información.

6.   Integración de contenidos históricos

Además de disponer de información muy actualizada es importante disponer de repositorios históricos que facilite recuperar información. El Digital Workplace debe organizar la información para que sea más accesible y fácil de localizar.

7.   Estructura flexible

Los contenidos y la estructura de la navegación deben ser flexibles para que se adapten a las distintas áreas de negocio, sus diferentes procesos y formas de gestionar. Los departamentos de marketing o de comunicación pueden apoyarse en su Digital Workplace para ofrecer una imagen corporativa estandarizada y robusta y a la vez mantener esta modularidad y flexibilidad hacia hacia todas las áreas de negocio o funciones que lo integren.

8.   Gestión procesos y herramientas

El Digital Workplace debe dar acceso a todas las herramientas y los procesos de trabajo de cada función. La clave es el concepto “El lugar dónde trabajas” superando el modelo pasado del tablón de anuncios en el que simplemente se informa al trabajador. El modelo propuesto mejora la productividad y genera el hábito de uso entre el equipo.

9.   Gamificación

Una de las herramientas que se está utilizando para la motivación de los equipos es el establecimiento de pequeños retos que juegan con la retribución emocional a través del reconocimiento del resto de compañeros. De nuevo este tipo de dinámicas se acomodan a la perfección al medio del Digital Workplace aumentando la implicación de los equipos.

10.   Asistente virtual

La inteligencia artificial nos aporta herramientas como el asistente virtual que se integran en el Digital Workplace  para dar soporte a su gestión. También puede realizar tareas rutinarias, como las administrativas así como transaccionales, ayudando a los usuarios a realizar operaciones, lo que ayuda a mejorar el performance de los equipos.

 

En definitiva, un Digital Workplace puede aportar un gran valor a las organizaciones en términos de mejora de productividad, innovación, motivación y compromiso de los trabajadores. Lograr el máximo de estos beneficios depende en gran medida de su diseño. En este artículo hemos visto los 10 elementos que permitirán que el Digital Workplace alcance sus objetivos.  

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