El digital workplace es la piedra angular de las empresas más innovadoras. Según el estudio global de Aruba Networks “The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace”, el 51% de los empleados que trabajan en entornos digitalizados experimentan una mayor satisfacción laboral. Además, un 60% se encuentra más motivado y hay un 91% de posibilidades de que elogien la visión de la empresa en la que trabajan.
¿Qué es un digital workplace?
Un digital workplace o espacio de trabajo digital es un entorno laboral que hace uso de tecnologías digitales integradas en los procesos operativos. Con esto, se les facilita a los empleados el uso de múltiples soluciones que permitan el trabajo en equipo, la comunicación constante, el acceso a la información y la continuidad de las labores a través de cualquier dispositivo conectado a internet.
Características de un digital workplace
Un espacio de trabajo digital cuenta con muchas particularidades que lo definen. Sin embargo, las cualidades principales en el entorno empresarial se ponen de manifiesto en las siguientes características:
- Útil: un digital workplace permite potenciar la comunicación y eficiencia de todos los trabajadores. Generando nuevas y prácticas formas de trabajar en las distintas áreas empresariales.
- Ágil: un espacio digital de trabajo permite ajustarse rápidamente al uso de nuevas tecnologías, adaptándose de manera constante a los cambios del mercado.
- Fácil de usar: para el manejo de los digital workplaces no se requiere la capacitación de los empleados. Estas son herramientas muy sencillas e intuitivas.
- Flexibilidad: un espacio de trabajo digital permite a los empleados adaptar el trabajo a cualquier momento y lugar. Sólo necesitan un dispositivo con acceso a internet.
- Estructurada: la composición de un digital workplace tiene una estructura sencilla que consta, generalmente, de elementos de comunicación, conocimiento, procesos e información.
- Escalable: un digital workplace es capaz de procesar una cantidad creciente de información, mediante un vasto almacenamiento de archivos y procesos flexibles.
Beneficios de implantar un digital workplace
Los beneficios de implantar un digital workplace son amplios. Consiguen, gracias a su usabilidad, mejorar la productividad individual y la colaboración entre equipos multidisciplinares aumentando la vinculación con la empresa. La adaptabilidad de un digital workplace facilitará, además, la transformación de la cultura de la empresa hacia una cultura digital.
Esta transformación también facilita la convivencia de las cuatro generaciones de trabajadores que conviven hoy en día en las empresas. Cada una de estas generaciones tiene necesidades diferentes, en especial la última que se está incorporando, la generación Z, habituada a los nuevos entornos digitales de comunicación y colaboración. Incorporar trabajadores de esta generación aumentarán tanto el nivel de exigencia hacia el digital workplace como su nivel de aprovechamiento.
Implantar el digital workplace en nuestras empresas facilitará su transformación digital y les permitirá aprovechar las ventajas de la inteligencia artificial y de los asistentes virtuales. De esta manera conseguirán mejorar la comunicación y cohesión de los equipos, aumentando con ello el engagement de los empleados y su productividad.
¿Cuál debe ser el enfoque al implantar un digital workplace y no fracasar?
Para la implantación de un espacio de trabajo digital es necesario considerar, principalmente, las necesidades de los empleados, incorporando a todos los departamentos de la organización en la transformación digital. De esta manera, el equipo de trabajo será capaz de comprender los beneficios de este nuevo sistema, favoreciendo la disposición al cambio.
Logrado esto, se procede con la planificación estratégica. En esta se detallan las tecnologías adecuadas, los procedimientos necesarios, la experiencia de usuario y el manejo de la información del digital workplace.
Como todo entorno digital corporativo, se debe hacer énfasis en la protección de la información. Esto con la finalidad de mitigar los riesgos y fortalecer la seguridad de todos los datos que integren el nuevo sistema de digital workplace.
A continuación te presentamos las 10 claves que debes seguir si quieres implantar un digital workplace en tu empresa:
1. Look & feel
La apariencia y distribución de contenidos es muy importante porque sirve para transmitir la imagen de marca, potenciando el sentido de pertenencia por un lado y porque aumenta la productividad. Si es fácil de usar facilita que los empleados encuentren lo que necesitan ver y lo que quieren ver.
2. Omnicanalidad
Cada vez más trabajamos de manera deslocalizada y para aprovechar la ubicuidad de los sistemas digitalizados nuestro portal debe ser capaz de interactuar por distintos canales, y en especial el canal móvil. Esto nos dará flexibilidad, mejor experiencia, facilita la conciliación y mejora la satisfacción.
3. Home adaptativa
En la era del conocimiento hay muchos puestos de trabajo que no pueden estar totalmente predefinidos. Un digital workplace es adaptativo porque se ajusta a la necesidad de cada función y se alimenta automáticamente de contenidos de otras secciones, y personalizado porque se da al usuario un espacio donde tiene la libertad de colocar acceso a sus herramientas más comunes, lo que incrementa la usabilidad y productividad.
4. Espacios colaborativos
Disponer de las herramientas colaborativas, que son grandes facilitadoras del teletrabajo, es fundamental. Hay muchas disponibles en el mercado como Teams, Asana o Google for Business que son fáciles de integrar sin hacer desarrollos a medida. Estas aplicaciones aportan flexibilidad y sinergias entre los equipos. También es importante disponer de espacios colaborativos en los que se desarrolle la faceta más social y lúdica entre los equipos de trabajo.
5. Gestión documental
Desde el punto de vista de la creación de contenidos es importante disponer de una arquitectura en base a plantillas por tipos de contenidos. Esto facilitará la participación de todos los equipos, al mismo tiempo que industrializa su proceso de generación, con lo que implica de mayor nivel de actualización, menores costes de generación y mayor implicación del personal. De esta manera ganamos en eficacia y reducción de costes en la generación de información.
6. Integración de contenidos históricos
Además de disponer de información muy actualizada es importante disponer de repositorios históricos que faciliten recuperar información. El digital workplace debe organizar la información para que sea más accesible y fácil de localizar.
7. Estructura flexible
Los contenidos y la estructura de la navegación deben ser flexibles para que se adapten a las distintas áreas de negocio, sus diferentes procesos y formas de gestionar. Los departamentos de marketing o de comunicación pueden apoyarse en su digital workplace para ofrecer una imagen corporativa estandarizada y robusta y a la vez mantener esta modularidad y flexibilidad hacia hacia todas las áreas de negocio o funciones que lo integren.
8. Gestión procesos y herramientas
El digital workplace debe dar acceso a todas las herramientas y los procesos de trabajo de cada función. La clave es el concepto “el lugar dónde trabajas” superando el modelo pasado del tablón de anuncios en el que simplemente se informa al trabajador. El modelo propuesto mejora la productividad y genera el hábito de uso entre el equipo.
9. Gamificación
Una de las herramientas que se está utilizando para la motivación de los equipos es el establecimiento de pequeños retos que juegan con la retribución emocional a través del reconocimiento del resto de compañeros. De nuevo este tipo de dinámicas se acomodan a la perfección al medio del digital workplace aumentando la implicación de los equipos.
10. Asistente virtual
La inteligencia artificial nos aporta herramientas como el asistente virtual que se integra en el digital workplace para dar soporte a su gestión. También puede realizar tareas rutinarias, como las administrativas así como transaccionales, ayudando a los usuarios a realizar operaciones, lo que ayuda a mejorar la performance de los equipos.
En conclusión, los digital workplaces son una herramienta fundamental para las empresas que buscan adaptarse a los cambios tecnológicos y transformarse digitalmente. Al ofrecer un entorno de trabajo ágil, flexible y estructurado, pueden mejorar de forma significativa la productividad y la colaboración de los empleados, lo que se traduce en un mayor engagement y satisfacción laboral.
Sin embargo, para implantar un digital workplace de manera efectiva, es importante considerar las necesidades y requerimientos de los empleados, planificar estratégicamente y priorizar la seguridad y protección de la información. Siguiendo las claves que hemos mencionado anteriormente, cualquier empresa puede llevar a cabo esta transformación con éxito y mejorar la eficiencia y calidad de su trabajo en equipo. No obstante, siempre es recomendable contar con la ayuda de profesionales de la tecnología y transformación digital de las empresas.
En Enzyme somos expertos en la implantación y uso de tecnologías de vanguardia para ayudar a grandes compañías y negocios locales a llevar a cabo la transformación digital. Ayudamos a todo tipo de empresas a adaptarse a los cambios del mercado y a atraer a nuevas generaciones de trabajadores. ¿Estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel con un digital workplace?
