Las compañías en auge suelen implementar sistemas como CRM o ERP para gestionar y centralizar sus bases de datos. Sin embargo, esto supone una importante inversión económica para organizaciones aún pequeñas. En este sentido, una buena alternativa es gestionar cada base de datos de clientes en Excel.
Excel puede asumir algunas de las competencias de estos dos sistemas operacionales. Incluso, hoy día, este software de Microsoft Office ya cuenta con funcionalidades basadas en inteligencia artificial.
Ventajas de gestionar una base de datos de clientes en Excel
Los trabajadores pasan entre el 10% y el 30% de su vida laboral gestionando hojas de cálculo. Para ello, Excel sigue siendo una herramienta útil y competitiva.
Algunas de las principales ventajas de gestionar una base de datos de clientes en Excel son:
- Ahorra tiempo y dinero: el usuario puede hacer los cambios por sí mismo, sin depender de terceros que facturen por el servicio.
- Agiliza la visualización de los datos: cada hoja de la base de datos puede convertirse en un gráfico. Esto facilita los procesos de analítica.
- Facilita la gestión de la información: sus comandos y fórmulas permiten simplificar el trabajo hasta en un 80% al momento de trabajar con bases de datos.
- Optimiza la búsqueda de información: su sistema de búsqueda facilita el acceso a datos específicos, apoyándose además de la cómoda organización mediante columnas.
Desventajas de gestionar una base de datos de clientes en Excel
Aunque Excel es un programa muy sencillo de manejar y actualizar, el volumen de datos de una empresa en crecimiento aporta serias desventajas al depender de este sistema.
Algunas de las principales desventajas de gestionar una base de datos de clientes en Excel son:
- Automatización limitada: si bien existen comandos y funciones para automatizar pequeños procesos, la gran mayoría de estos deben realizarle manualmente.
- Poca personalización: las características de Excel no se pueden ajustar a las necesidades de cada empresa. Por mucho se pueden crear las hojas de cálculo desde 0 o mediante plantillas preconfiguradas.
- Uso compartido deficiente: Excel no permite que múltiples usuarios puedan editar la base de datos de manera paralela sin afectar la integridad de la información.
- Accesos poco controlados: los perfiles de usuarios con acceso a los datos no pueden configurarse con permisos restringidos, por lo que la data puede verse comprometida.
- Duplicación latente de datos: como la base de datos debe alimentarse manualmente, el riesgo de crear data duplicada se incrementa cada vez más.
- Imposibilidad de usos multipropósitos: Excel dispone de usos muy específicos sobre los datos, no cuenta con la versatilidad de usos multipropósitos y paralelos.
Recomendaciones para gestionar una base de datos de clientes en Excel
Para gestionar una base de datos de clientes en Excel es necesario seguir una serie de buenas prácticas. Entre las cuales están:
- Diseñar una tabla cuidadosamente organizada para administrar adecuadamente los datos disponibles. Es recomendable diseñar la tabla desde cero, ya que no siempre las plantillas de Office se adaptan a las necesidades de cada empresa.
- No saturar una hoja de cálculo. Conforme la cantidad de clientes de la empresa aumenta, es mejor organizarlos por ramo (particulares, empresas, sector público, privado...) en nuevas hojas de trabajo.
- Utiliza la herramienta "flash fill" (relleno rápido) para ahorrar tiempo al introducir datos alfabéticos.
- Manejar en diferentes documentos los datos correspondientes a ventas, cobros y demás indicadores de gestión.
- Bloquear, mediante el uso de contraseñas, el acceso a algunas filas o celdas.
- Limitar el acceso a las hojas de cálculo a un número reducido de empleados y usuarios. Esto permitirá reducir márgenes de error humano.
- Unificar las versiones de Excel utilizadas para gestionar las bases de datos. Así, los formatos de las hojas de cálculo no sufrirán cambios ni duplicaciones al añadir y modificar datos.
- Conservar un respaldo permanente de todos los documentos actualizados en la nube.
Diferencias entre Excel y los sistemas CRM/ERP
Es una buena opción gestionar una base de datos de clientes en Excel cuando se trata de microempresas. Sin embargo, para organizaciones que superan esta categoría, es necesario migrar hacia sistemas CRM o ERP.
En este sentido, alguna de las diferencias entre Excel y los sistemas CRM/ERP son:
- En Excel se organizan los datos de forma manual. Con los CRM/ERP la organización es automática.
- Los CRM/ERP permiten obtener informes analíticos en tiempo real. Mientras que con Excel es necesario descargar por separado cada archivo disponible para, posteriormente, elaborar los informes.
- Con Excel todo se gestiona a través de la creación y edición de hojas de cálculo. En los CRM/ERP se trabaja con diversas herramientas personalizadas.
- Con un CRM/ERP es posible automatizar todos los procesos estadísticos de la empresa, mientras con Excel solo se pueden gestionar datos y estadísticas de forma manual.
- Los controles de acceso en los usuarios de CRM/ERP son mucho más versátiles y específicos, en Excel son rígidos y poco personalizables.
- El objetivo principal de los CRM/ERP es centralizar la información de todos los departamentos de la empresa. Excel, por su parte, funciona como una herramienta para gestionar datos en documentos individuales.
- Excel está diseñado para trabajar, preferiblemente, desde un ordenador. Los CRM/ERP pueden utilizarse desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier lugar del mundo, pues cuenta con servidores en la nube.
¿Gestionar una base de datos de clientes en Excel o con sistemas CRM/ERP?
Excel es fundamentalmente una herramienta de cálculo. Poder cargar datos en EXCEL no constituye su propósito básico. MIcrosoft mismo sugeriría MS Access para ello en pequeñas empresas. Su uso recomendado en el mercado empresarial es solo para visualizar datos concretos y realizar análisis sobre ellos. Es por ello que Microsoft recomienda su utilización para empresas pequeñas, principalmente.
Por tanto, para empresas medianas y grandes es necesario contar con sistemas CRM o ERP. Esto no solo para automatizar procesos, sino también para reducir a la mínima expresión el margen de error.
Estos dos sistemas se complementan para optimizar el rendimiento global de las empresas cuya magnitud no permite gestionar correctamente una base de datos de clientes en Excel. Sin embargo, ello no indica que se deba desechar las hojas de cálculo. Excel funciona como un fantástico soporte para el análisis de datos empresariales.
En Enzyme Advising Group ofrecemos asesoramiento y acceso a tecnologías de última generación para gestionar bases de datos de clientes en pequeñas, medianas y grandes empresas. Nuestro objetivo es optimizar los costos al adaptar las soluciones a las necesidades específicas de cada organización.
