La automatización de procesos es una de las formas más efectivas de mejorar la productividad de las empresas gracias a la reducción de costes que implica. Sin embargo, antes de incorporar nuevas tecnologías a los ecosistemas empresariales, es importante tener una visión de conjunto que nos ayude a comprender mejor qué es lo que está ocurriendo y qué efectos tendrá en el entorno.
En este artículo te contamos qué es la automatización de procesos, cuáles son sus ventajas, por qué es una buena idea para cualquier actividad o negocio y cuáles son los pasos que deben darse para su desarrollo e implantación.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos hace referencia a la utilización de tecnología y sistemas para realizar tareas y actividades de manera automática, sin la necesidad de intervención humana directa. En el contexto empresarial, implica la aplicación de herramientas y software especializados para automatizar y agilizar actividades repetitivas, rutinarias y basadas en reglas dentro de los procesos empresariales.
La automatización de procesos puede abarcar una amplia gama de actividades, desde tareas simples hasta procesos empresariales completos. Algunos ejemplos comunes de automatización de procesos incluyen la recolección y procesamiento de datos, la generación de informes, la gestión de inventario, el procesamiento de facturas, el flujo de trabajo y la gestión de proyectos, entre otros.
¿Qué beneficios aporta la automatización de procesos en una empresa?
La implementación de la automatización de procesos en las empresas ofrece numerosos beneficios. Aquí hay algunas razones por las cuales es una buena idea implementarla:
Eficiencia mejorada
La automatización de procesos permite realizar tareas más rápidamente y con mayor precisión. Al eliminar la necesidad de intervención manual en actividades repetitivas, se reducen los errores y se aumenta la productividad.
Ahorro de tiempo y recursos
Al automatizar tareas, las empresas pueden ahorrar tiempo valioso, lo que les permite asignar recursos a actividades más estratégicas y de mayor valor agregado. Además, se reducen los costos asociados con el trabajo manual y se minimizan los errores que pueden llevar a gastos adicionales o retrabajos.
Mejora en la calidad
La automatización de procesos garantiza una mayor consistencia y calidad en las actividades realizadas. Los sistemas automatizados siguen las reglas y pautas establecidas, lo que reduce los errores humanos y la variabilidad en los resultados.
Mayor escalabilidad
La automatización de procesos facilita la capacidad de escalar las operaciones empresariales. A medida que la empresa crece, los sistemas automatizados pueden manejar mayores volúmenes de trabajo sin requerir un aumento proporcional en la mano de obra humana.
Visibilidad y seguimiento
Al utilizar herramientas de automatización, las empresas pueden obtener una visibilidad mejorada sobre sus procesos. Se pueden generar informes y análisis en tiempo real, lo que permite un seguimiento más efectivo del rendimiento y la identificación de áreas de mejora.
Adaptabilidad y flexibilidad
Los sistemas de automatización de procesos suelen ser flexibles y adaptables a los cambios. Permiten realizar ajustes rápidos en los flujos de trabajo y las reglas comerciales, lo que facilita la adaptación a nuevas necesidades y condiciones del mercado.
¿Qué procesos son automatizables?
Los criterios para saber si un proceso es automatizable (y en qué grado lo es) dependen del tipo de empresa: tamaño, sector, madurez digital etc. No obstante, aunque la automatización de procesos debe adaptarse a cada caso concreto, podemos decir que algunos de los procesos automatizables más comunes son los siguientes:
- Repetición: tareas o procesos que se repiten mucho (al menos una vez al mes) son candidatos a automatizarse.
- Pasos: un proceso con muchos pasos implica mayores posibilidades de error humano, cuellos de botella y tiempos muertos.
- Coste del fallo: la automatización de procesos que, aunque no sean largos o muy manuales, pero con un coste de error alto, tendrán un buen ROI de la automatización
- Copiar y pegar: procesos donde se utilizan tareas de “copia y pega” para traspasar información de un archivo o sistema a otros suelen ser automatizables
- Duración y continuidad: procesos que no se alteran con el paso del tiempo son más automatizables que procesos susceptibles de cambiar con frecuencia
¿Cómo llevar a cabo la automatización de procesos?
Es importante tener en cuenta que, antes de automatizar un proceso, hay que revisarlo, simplificarlo y normalizarlo. En este sentido, las herramientas y metodologías de BPM (Business Process Management) pueden ayudar mucho.
BPM permite una modelización global y transversal de los procesos de negocio. Permite conocer cómo se interrelacionan los procesos, identificar cuellos de botella y áreas prioritarias de mejoras. Ayuda a identificar alternativas de optimización, con soluciones de digitalización (automatización de procesos, RPA, etc.) pero también organizacionales (reorganización de equipo, redefinición de roles y responsabilidades) o de racionalización (eliminación de pasos innecesarios).
Permite también entender el impacto de los cambios en todos los procesos de la organización y con ellos nos posibilita gestionar el cambio en las personas y definir KPI de éxito. Además, esta visión global permite simular el impacto de la automatización y así definir ROI esperado y los elementos que pueden impactar en sus desviaciones.
Los beneficios de combinar BPM y automatización son amplios. Algunos de los más comunes son los siguientes:
- Conocer las interrelaciones entre todos los procesos de la organización.
- Disponer de un mayor volumen de información sobre los procesos, disponiendo de registros de cada tarea, actividad y proceso.
- Mejorar la eficiencia reduciendo recursos necesarios por tarea.
- Reducir el tiempo de ciclo ampliando la capacidad productiva.
- Evaluar cuellos de botella, tareas redundantes y el valor que aporte cada actividad.
- Reducir el intercambio manual de información (email, hoja de cálculo, papel, etc.).
- Disponer de KPI a tiempo real para evaluar el desempeño y generar alertas que permitan detectar y atender incidencias.
- Facilita el gobierno de los procesos, aplicaciones y datos de la organización.
Dentro de las soluciones de automatización está creciendo el uso de la automatización robótica de procesos (RPA). Esta tecnología permite automatizar tareas concretas. Para su implementación es siempre aconsejable tener una evaluación previa con un doble objetivo: verificar el impacto global en la organización y evaluar si la tarea candidata tendrá mejoras de eficiencia. Esto dependerá de que sea un proceso repetitivo, previsible, conocido en todos sus pasos y que además implique dedicación de tiempo por parte de los operadores humanos.
Industria 4.0: automatización de procesos en la industria
Uno de los sectores que más puede beneficiarse de la automatización de procesos es el sector industrial. En este contexto, surge la industria 4.0 como un paso evolutivo lógico de la era digital gracias a diversos avances tecnológicos muy vinculados a la automatización de procesos.
Algunas de estas tecnologías con amplias aplicaciones en la industria 4.0 son las siguientes:
- Blockchain
- Inteligencia artificial
- Nanotecnología
- Computación cuántica
- Biotecnología
- Internet de las cosas (IoT)
- Impresión 3D
- Vehículos autónomos
Muchas de estas tecnologías aún están en sus albores, pero, a medida que se vayan desarrollando y combinando entre sí, se va a ir formando un entramado tecnológico que nos permitirá conectar sociedades, seres humanos y tecnología a través de lo físico, lo digital y lo biológico.
El uso combinado de estas tecnologías nos permitirá crear ecosistemas productivos personalizados en los que sistemas de fabricación físicos y virtuales cooperen entre sí de manera autónoma, permitiendo la liberación de la fase productiva a sistemas inteligentes e interconectados.
El futuro de la automatización de procesos industriales
La automatización de procesos industriales será clave para el progreso que tendrá lugar durante el siglo XXI. Para 2025, los mercados recibirán avances tecnológicos tales como:
- Un billón de sensores conectados a internet
- Aparecerá el primer automóvil impreso en 3D
- Primer farmacéutico robótico en Estados Unidos
- El 10% de las personas usarán ropa conectada a internet
- El 5% de los productos de consumo estarán impresos en 3D
- Primera ciudad con más de 50.000 personas que no tendrá semáforos
- Primer trasplante de un hígado impreso en 3D
El uso de tecnologías que posibilitan la automatización de procesos industriales no sólo permiten una mejora exponencial en la eficacia del proceso productivo, sino que también implican una disminución en los costes de fabricación, la reducción en los tiempos go to market, una mejora en las respuestas de la fabricación a las demandas de mercado y un mayor control en la seguridad y calidad de los procesos.
Sólo en robótica, Europa moverá en 2019 un total de 11 mil millones de euros (un 10 % más que en 2018). Respecto a este punto, se espera que en 2021 el 60% de las organizaciones G2000 hayan desplegado robots móviles autónomos para aumentar la productividad y mejorar la eficiencia.
La industria 4.0 no sólo impondrá su ley en los procesos de fabricación, sino que extenderá sus bondades a cualquier ámbito de generación de valor. Por ejemplo, se espera que para 2024 el 50% de las tareas repetitivas de las empresas estén automatizadas gracias al uso de la inteligencia artificial.
Por otro lado, el principal temor a la implementación de este tipo de tecnologías radica en la incertidumbre de qué efecto tendrá la automatización sobre la mano de obra y en cómo impactará la desocupación tecnológica a corto plazo sobre el mercado laboral.
Automatización de procesos en el sector farmacéutico
Otro de los sectores en donde la automatización de procesos jugará un papel clave en los próximos años es el sector farmacéutico. En la industria farmacéutica, donde la precisión, la seguridad y la eficiencia son fundamentales, la automatización de procesos se ha convertido en una herramienta de gran valor La implementación de sistemas y tecnologías automatizadas ha revolucionado la forma en que se llevan a cabo diversas actividades dentro de esta industria, desde la investigación y desarrollo de medicamentos hasta la fabricación y distribución.
Aplicaciones de la automatización de procesos en el sector farmacéutico
La automatización de procesos en el sector farmacéutico ofrece una serie de beneficios que se traducen en una mejora significativa en la eficiencia y calidad de las operaciones. En primer lugar, la automatización permite la realización de tareas repetitivas y altamente precisas con una precisión incomparable. El uso de robots en la producción y envasado de medicamentos garantiza una dosificación exacta y una consistencia en la calidad del producto final, eliminando así el riesgo de errores humanos.
Además de la precisión, la automatización también proporciona una mayor velocidad en la ejecución de tareas. Los procesos automatizados pueden llevarse a cabo en un tiempo considerablemente menor en comparación con los métodos tradicionales. Esto se traduce en una producción más rápida y una respuesta más ágil a la demanda del mercado, lo que a su vez permite una mayor disponibilidad de medicamentos y una mejora en la atención médica.
Finalmente, la trazabilidad y el cumplimiento normativo son aspectos críticos en la industria farmacéutica, y la automatización juega un papel clave en este sentido. Los sistemas automatizados permiten el seguimiento completo de cada etapa del proceso, desde la materia prima hasta el producto terminado, lo que facilita la identificación y resolución rápida de cualquier problema o desviación. Además, se puede mantener un registro electrónico preciso de todos los datos relevantes, asegurando el cumplimiento de las regulaciones y normativas exigidas por los organismos reguladores.
Como se puede ver, la automatización de procesos aporta numerosas ventajas en cualquier sector de la economía en el que se aplique, destacando la industria y el sector farmacéutico como dos de los que más se pueden beneficiar de esta tecnología. En los próximos años veremos un aumento todavía mayor de la automatización de procesos en todos los sectores y actividades, mejorando así la productividad y la eficiencia de empresas y negocios.
En Enzyme Advising Group somos expertos en ayudar a compañías de todo tipo a implementar tecnologías de última generación para mejorar sus resultados. Contacta con nosotros y cuéntanos qué necesitas. Juntos desarrollaremos la solución específica que tu negocio necesita.
