La automatización de procesos utilizando una herramienta de Robot-Process-Automation (RPA), tiene el potencial de liberar a los trabajadores de las tareas más repetitivas para poder dedicar su tiempo a tareas más significativas en el desarrollo del negocio. Así, se consigue reducir el tiempo que se dedica a tareas monótonas y tediosas para entregarlo a tareas con un mayor valor añadido.
En este artículo describimos un caso práctico de automatización de procesos aplicado al sector farmacéutico utilizando el RPA de UiPath.
¿Para qué se utiliza la automatización de procesos?
La RPA se está implementando en prácticamente todas las industrias existentes, puesto que sus beneficios pueden aplicarse a cualquier operación o proceso. Esto se debe a que la tecnología de automatización de procesos es un método flexible que tiene la capacidad de adaptarse a las diferentes necesidades reales de las industrias.
Gracias a sistemas informáticos, la RPA permite replicar el comportamiento y la intervención de las personas para conseguir un 100% de precisión en diversas tareas. Con la automatización de procesos, son los robots quienes se encargan de realizar tareas repetitivas, consiguiendo así la liberación del capital humano.
Su proceso de implantación supone, en líneas generales. un impacto mínimo en las empresas. En la mayoría de los casos, la RPA se implementa para:
- Gestionar llamadas automáticamente.
- Facilitar procedimientos en el departamento de Recursos Humanos, como el registro de nuevos trabajadores o altas y bajas de empleados en los diferentes sistemas.
- Gestión automática de ingresos variables, procesamiento de nóminas, control de gastos, gestión de formación, y más.
- Eliminar el error humano, procesando papeleo digital fácilmente.
- Interactuar con el ERP asociado asistiendo en el procesamiento de pedidos o informes, por ejemplo.
- Mejorar el área financiera con movimientos de datos, gestión de analíticas, informes y más.
- Interacción con clientes de la compañía, entrega de reportes, notificaciones automáticas, etc.
- Comunicación con los proveedores.
Automatización de procesos en la industria farmacéutica: contexto
Como consecuencia de la pandemia provocada por la COVID-19, la industria farmacéutica es una de las que más ha debido cambiar. Desde 2020, el sector se encuentra con la necesidad de acelerar los procesos internos para reducir y agilizar los plazos de todos los procesos que la conforman. Es aquí cuando aparece la RPA y su gran capacidad de acelerar y facilitar trabajos y procesos, liberando a los empleados para que puedan dedicar su tiempo de trabajo a tareas realmente significativas.
Automatización de procesos en la industria farmacéutica: un caso de éxito
Tareas administrativas generales del sector
Las empresas farmacéuticas, dado por la naturaleza del mercado en el cual operan, tienen un entorno regulatorio muy exigente y requieren de procesos de comunicación continua con los entes reguladores, como ministerios y agencias, para certificar operaciones y protocolos realizados.
¿En qué se presenta la necesidad de automatizar?
En el caso de nuestro cliente en particular, y en el sector farmacéutico en general, se necesitaba implementar la automatización del proceso de exportación de medicamentos, debido a que se requiere de una comunicación con la Agencia Española del Medicamento y Productos Sanitarios. Es un proceso repetitivo de bajo valor añadido, pero que requiere de tiempo de dedicación intensivo para registrar la información de la exportación generada en el ERP de la empresa. Al ser manual, el proceso puede contener errores de transcripción y, además, consume un tiempo elevado al equipo de exportaciones.
¿Qué solución propuso Enzyme?
Desde Enzyme, nuestro equipo de expertos propuso trabajar en 3 automatizaciones principales:
- Automatizar el registro de las exportaciones mediante el formulario Labofar a través de un robot que identifica las expediciones programadas en el ERP.
- Registrar el estado de cada informe automatizado y un sistema de notificaciones que el usuario puede consultar desde el ERP.
- Un sistema de detección de errores en el registro, como puede ser la caída de la web.
- Utilizar el RPA de UiPath, dado qué el cliente ya disponía de licencias de este programa.
Desarrollamos, entonces, un robot que automatiza la comunicación automática de las exportaciones de los medicamentos desde el momento que se confirma la expedición en el almacén, lo cual reduce en gran cantidad el tiempo que los empleados deben dedicar a esta tarea y agiliza el proceso general.
¿Cuál fue el impacto obtenido con la solución?
Gracias a la implementación de la solución propuesta y desarrollada enteramente por Enzyme para la automatización de procesos, nuestro cliente y caso de éxito ha conseguido:
- Disminuir el ciclo del proceso en un 70%.
- Transformar la tasa de errores a un porcentaje próximo a 0%.
- Disminuir la dependencia del área de exportaciones para certificar los envíos a la Agencia Española del Medicamento y Productos Sanitarios.
Conclusión
La automatización de procesos o RPA es una gran herramienta para todas las industrias, pero especialmente para el sector farmacéutico, que se ha visto altamente presionado durante los últimos años debido a la pandemia y a los cambios en la sociedad, el estilo de vida, el cuidado de la salud y los protocolos sanitarios. Gracias a esta tecnología, se puede conseguir agilizar significativamente los procesos y reducir los tiempos de trabajo y solución de errores para dedicar el potencial del personal a tareas más importantes y demandantes de inteligencia humana.
UiPath es un fabricante líder en la categoría RPA, y nuestros equipos están capacitados y certificados en esta tecnología. Según las necesidades del cliente y del proceso a automatizar, la tecnología puede variar, y contamos con expertise RPA de los fabricantes IBM, SAP y Microsoft.
¿Quieres implementar esta tecnología en tu compañía? ¡Contáctanos! Estaremos encantados de trabajar en este nuevo desafío.
