Hace poco fui a comer con un cliente. En los postres pedí la cuenta y me la trajeron con los cafés. Pague con efectivo y la conversación era tan interesante y distendida que no sé dónde me guardé el ticket.
A la hora de hacer la nota de gastos no tenía ningún justificante. Este pequeño quebradero de cabeza que se repite constantemente en muchas compañías se convertiría en un problema del pasado con la digitalización de las notas de gastos deducibles en una organización.
¿Qué beneficios puede generarte un proyecto así?
- Seguridad: el sistema escogido debe garantizar que los tickets están correctamente almacenados en sus servidores, de esta manera nos evitamos tener que guardar los tickets y almacenarlos. Ahorramos espacio y desplazamientos para entregarlos al área de administración y finanzas.
- Validez: la AEAT certifica algunas plataformas de gestión de gastos, por lo que es suficiente disponer del ticket fotografiado para justificarlos. Hacienda lo reconoce igual que un ticket en papel.
- Auto explicativo: la curva de aprendizaje para los usuarios debe ser casi inexistente. Simplemente fotografiando el ticket, y completando información básica el usuario debe poder reportar sus gastos. Hablamos de reducir más de un 50% el tiempo de reporte y revisión de gastos.
- Usable: la comodidad en el uso de la aplicación debe cubrir la totalidad de tareas y fases del proceso. Disponer de un diseño orientado a un registro rápido y eficiente.
- Cumplimiento y control: se debe asegurar que se cumpla la normativa y política de gastos de la compañía. Si no se permiten gastos superiores a un importe o determinados importes deben validarse por un autorizador adicional, el sistema debe estar preparado para hacerlo. Algunas herramientas disponen de avisos o alarmas para detectar malas prácticas o fraude en la presentación de tickets.
- Rápido despliegue: poder ponerlo en marcha en muy poco tiempo. Menos de 1 mes a ser posible para aprovechar empuje y compromiso inicial de los usuarios. Es un excelente ámbito para iniciar la digitalización de una empresa.
- Visual: lectura rápida por parte de los usuarios para comprender y situarse en el proceso. Las herramientas avanzadas utilizan iconos para facilitar la comprensión de los menús y funcionalidades.
- Movilidad: asegurar que el proceso se puede ejecutar en su totalidad desde dispositivos móviles. Ya no hay excusas para decir que no se han presentado los gastos porque no hemos estado en la oficina.
- Multidispositivo: poder trabajar independiente desde diferentes dispositivos en cualquier momento y fase del proceso. Como por ejemplo Smartphone o tablet. Además el registro de un gasto se debe poder iniciar desde un dispositivo y terminar en otro. Por ejemplo, a través del smartphone capturar los datos, y posteriormente desde el PC acabar de completar el gasto.
- Integral: debe cubrir la totalidad del proceso que comprende desde la captura a la contabilización del gasto.
Conclusión, no hagamos que nuestro equipo gaste tiempo en tareas rutinarias y de bajo valor cuando podemos ofrecerles soluciones que les ahorre un tiempo importante. Como habéis podido ver, los beneficios de un proyecto así son muchos y la implantación se realiza en muy poco tiempo. ¡Un “quick win” que hará que los tickets de gastos sean un problema del pasado!
